İşçi özlük dosyası tutulması zorunlu mudur? İşçi özlük dosyasında zorunlu olarak bulunması gereken evraklar nelerdir?

4857 sayılı İş Kanunu'nun işverene getirdiği yükümlülüklerden birisi de çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme, dosya içeriğinde işçinin kimlik bilgilerinin yanında bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklama ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere gösterme zorunluluğudur.   
4857 sayılı İş Kanunu’nun "İşçi özlük dosyası" başlıklı 75. maddesinde; "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."  Hükmüne yer verilmiş olup aynı Kanunun "İşin düzenlenmesine ilişkin hükümlere aykırılık" başlıklı 104. maddesinde "4857/75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen? Işveren veya işveren vekiline? …Türk lirası idari para cezası verilir." hükmüne yer verilmiştir. Buradan hareketle işçi özlük dosyası düzenlemenin kanunen zorunlu bir yükümlülük olduğu ve düzenlenmediğinin tespiti halinde idari para cezası uygulanması söz konusu olduğu ortaya çıkmaktadır. 2021 yılında işçi özlük dosyası düzenlememenin cezası 2.809,00-? olarak belirlenmiştir.  

İşçi özlük dosyasında zorunlu olarak bulunması gereken evraklar nelerdir? 

İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasında yer alacak belge ve kayıtlar açık olarak belirtilmemiştir. Bu bölümde zorunlu belge ve gerekli belge kavramları üzerinden soruyu cevaplamak doğru olacaktır. Kanun hükmüne dayanan bilgi, kayıt veya belgeler zorunlu belge, işverenin İş Kanunu ve diğer kanunlardan kaynaklanan hak ve borçlarıyla alakalı bilgi, kayıt ve belgeler ise gerekli belge olarak tanımlanabilir.  
İşçi özlük  dosyasında;  iş  başvuru  formu,  iş  sözleşmesi,  görev  tanımları,  nüfus  kâğıdı  örneği, vesikalık fotoğraf, ikametgâh ilmühaberi (yerleşim belgesi), adli sicil kaydı, iş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diğer belgeler, disiplin kurulu kararları, kanuni herhangi bir sebeple ücret kesme cezası  uygulanmışsa  yapılan  kesintilerin  sebebinin  bildirildiği  yazı,  fazla çalışma için işçinin  onayının alındığına  dair  yazı, işçilerin iş  sağlığı  ve  güvenliği  konusunda  ve  karşı  karşıya  bulundukları mesleki riskler,  alınması  gerekli  tedbirler  ve  yasal  hak  ve  sorumluluklar  konusunda  bilgilendirildiklerine  dair yazı, işçinin  yarı zamanlı  veya  kısmi  süreli çalışma talebi  varsa  buna ilişkin  yazı,  yazılı iş  sözleşmesi yapılmamışsa işveren tarafından işçiye verilmesi gereken çalışma şartlarını gösterir yazılı belge, işçinin işverene verdiği diğer dilekçeler vb. belgelere yer alabilir.